Иногда происходит такая ситуация, что кадровая и учетная документация фирмы утеряна или велась не корректно. Своими силами восстановить все официальные бумаги очень сложно. В таком случае вам необходимо перейти на сайт компании «Эльбика» и заказать бухгалтерское сопровождение. Только профессионалы смогут выполнить эту работу качественно и быстро.
План действий по которому будет строиться восстановление документации очень индивидуален и зависит от того, насколько запущен кадровый учёт на фирме. Встречается такое, что база данных в порядке, а остальные документы созданы с ошибками. Бывает наоборот, бумаги по делопроизводству есть, а вот базу данных по ним надо создавать с нуля. Однако, чаще всего проводится работа, которая совмещает в себе, как исправление существующих ошибок, так и создание базы данных, которая систематизирует все документы.
Этапы восстановления кадровой документации
Работа по восстановлению кадрового учёта начинается с проведения анализа уже имеющихся на фирме документов. Они проверяются на наличие ошибок и сопоставляются с базой данных (если таковая существует).
Идеальный порядок должен быть как в общих документах по всей организации, так и в индивидуальных, которые касаются, непосредственно, каждого сотрудника фирмы.
- Первый этап – это восстановление нормативно-правовых актов и обязательных документов по учёту кадров. Очень часто к этому относятся безответственно, забывая о том, что именно данные бумаги будут подвергаться проверке, именно их в первую очередь запросит суд при возникновении трудового спора. В случае, если документы будут с ошибками или их вообще не окажется у организации в наличии, могут быть плохие последствия.
Во избежание такой не хорошей ситуации документы должны соответствовать законодательству и не противоречить правам работников.
- Второй этап – это восстановление и проверка личных дел и кадровых документов по каждому сотруднику.
Необходимо удостовериться в том, что все документы имеются в наличии, что они составлены без ошибок и на них есть нужные печати/подписи. При выявлении ошибок или при нехватки какого-либо документа - это быстро исправляется. В противном случае проверяющие органы и суд могут очень «наказать» за такие оплошности.
- Третий этап – это проверка документов по основным кадровым процедурам. листки временной нетрудоспособности сотрудника.
Хочется ещё-раз обратить внимание, что все документы обязательно должны быть заверены печатями и подписями. Приказы и договора, на которых требуется подпись уже уволенного сотрудника, размещаются в отдельную папку.
Лучше заранее минимизировать риски пропажи важной документации и предотвратить возникновение хаоса в кадровых делах. Передайте этот пласт работы профессионалу. Не смешивайте отдел бухгалтерии и отдел по кадровому учёту. Пусть у каждого специалиста будет своя зона ответственности. В дальнейшем вы увидите, как быстро и легко находятся важные документы, когда они в порядке и полностью систематизированы.
Восстановление кадрового учёта – необходимая и важная процедура для любой организации.
Просмотров страницы: 86